Penjemputan tamu wisata adalah bentuk fasilitas pertama yang diberikan pihak travel agent kepada wisatawan. Sehingga dalam hal ini, menjadi penting untuk memperhatikan detilnya sehingga kesan wisatawan menjadi menarik. Siapa yang bertugas untuk menjemput tamu yang datang ke sebuah destinasi wisata pertama kali?. Well baiknya ini kita ulas satu persatu agar alurnya mudah dimengerti seperti apakah perjalanan wisata. Kita mulai dari istilah paket wisata dulu ya guys. Adanya penjemputan wisata atau disebut tansfer in ini disebabkan oleh seorang wisatawan sudah membeli sebuah paket wisata ke Biro Perjalanan Wisata. Di dalamnya terdapat banyak komponen dan fasilitas wisata yang bisa dinikmati oleh wisatawan.

Mulai dari penjemputan dan pengantaran dari ke stasiun atau bandara. Penjemputan ini merupakan komponen yang melekat pada fasilitas armada atau trans[ort dalam sebuah paket wisata. Kemudian juga dilanjutkan dengan fasilitas hotel, resto, pemandu wisata jika wisata group atau rombongan dan tiket masuk obyek wisata. Nah, dalam menjalankan tugas menjemput tamu wisata ini bisa dilakukan berdasarkan kedatangan wisatawan. Ada yang di stasiun, bandara juga di terminal menyesuaikan tempat kedatangan tamu wisata. Tugas ini bisa diperankan setidaknya oleh 3 orang sebagai pelaku wisata dan bagian dari crew travel agent, antara lain:

3 Orang yang Berperan Dalam Penjemputan Wisatawan

1. Driver. Driver wisata akan melakukan sebuah proses penjemputan tamu wisata ketika tamu mengambil paket wisata individual. Contohnya adalah paket wisata Jogja untuk honeymoon, paket wisata family Jogja dan wisata dengan jumlah kurang dari 15 orang. Maka dalam hal ini seorang driver lah yang akan melayani penjemputan hingga menemani wisatawan selama berwisata. Dimungkinkan pula seorang driver ini akan membantu pembelian tiket di obyek wisata selama trip berlangsung.
2. Tour Guide. Istilah lainnya sering disebut dengan pemandu wisata yang ditugaskan untuk trip rombongan. Ya benar, dengan peserta wisata lebih dari 15 orang maka wajib menyertakan pemandu wisata di dalamnya. Pemandu wisata ini yang akan menyambut rombongan wisata pertama kali, memandu jalannya wisata dan mengantarkan kembali ke stasiun atau bandara. Tour guide lah yang akan berperan sebagai rekan dan konsultan perjalanan ketika paket wisata sudah berjalan.
3. Tour Leader. Ada kalanya sebuah program wisata rombongan difasilitasi oleh Tour Leader. Tour Leader ini adalah ketua rombongan yang disediakan untuk mendampingi Tour Guide. Berbeda perannya dengan pemandu wisata sebab dia tidak banyak menjelaskan informasi wisata di lapangan. Tour Leader ini bisa membantu penjemputan wisatawan dengan atau tanpa tour guide. Bisa saja wisata yang dilakukan berada di luar daerah atau overland dan menggunakan jasa pemandu wisata lokal.

Nah, agar proses penjemputan wisatawan di tempat kedatangan ini berjalan dengan lancar, perlu diperhatikan beberapa hal. Poin ini bisa disiapkan dan diperhatikan jauh sebelum pelaksanaan penjemputan tamu di bandara atau stasiun. Apa saja yang perlu disiapakan dan diperhatikan oleh crew yang bertugas menjemput tamu. Mari kita ulas satu persatu.

8 Hal yang Perlu Dipersiapkan untuk Penjemputan Tamu Wisata (Wisatawan)

1. Jam Kedatangan Wisatawan (Estimate Time Arrival )

Jam kedatangan tamu atau wisatawan ini adalah hal pertama yang wajib diketahu oleh crew yang bertugas. Sehingga mereka tahu kapan harus standby di bandara atau stasiun untuk penjemputan. Setidaknya sediakan 30 menit sebelumnya, crew yang bertugas sudah siap dan berada di bandara atau stasiun. Perkiraan jam kedatangan ini juga untuk mengantisipasi kemacetan selama crew menuju ke bandara atau stasiun. Selanjutnya perkiraan kedatangan tamu atau wisatawan juga bisa dimanfaatkan untuk pembuatan paging board atau papan nama penjemputan.

2. Jenis Maskapai Dan Nomer Penerbangan

Untuk memudahkan crew penjemputan harus berada di terminal kedatangan sebelah mana, maka diperlukan info maskapai penerbangan. Pasti akan ada terminal yang berbeda-beda ketika berada di bandara untuk proses penjemputan berdasarkan maskapai ini. Nomer penerbangan juga harus diinfokan oleh tamu kepada biro perjalanan wisata. Hal ini untuk mengantisipasi misalkan ada keterlambatan atau delay pesawat sehingga crew bisa memantau di bandara.

3. Nama Group Wisata / Tamu Wisata dan Nomer Telepon

Group atau rombongan pasti memiliki identitasnya sendiri dan menginformasikan berasal dari instansi atau perusahaan mana. Ini penting untuk disematkan dalam papan penjemputan yang dibawa oleh crew yang bertugas. Jika trip nya individual maka minimal diinformasikan nama tamu yang datang beserta dengan nomer telepon nya. Sehingga mereka bisa berkoordinasi sedari awal ketika check in di Bandara.

4. Nama P.I.C atau Ketua Rombongan

Hal yang menjadi penting untuk diinformasikan kepada crew yang bertugas selanjutnya adalah nama ketua rombongan. Dibutuhkan minimal satu orang saja sebagai perwakilan rombongan yang bisa berkomunikasi dengan crew sedari awal.

5. Jumlah Total Peserta Wisata

Untuk mengantisipasi adanya peserta wisata yang tercecer, data peserta dan jumlah totalnya sudah harus diinfokan. Sehingga ketika crew melakukan proses penjemputan maka dia bisa mengabsen satu persatu untuk mengecheknya. Nama dan jumlah peserta ini yan akan terus dipegang ole guide selama melakukan perjalanan wisata dari awal sampai akhir.

6. Jumlah Peserta Balita dan Anak-Anak

Mengenai jumlah peserta tadi akan lebih baik jika dilengkapi dengan jumlah anak-anak dan balitanya. Sehingga hal- hal yang penting tidak luput untuk diperhatikan oleh pemandu wisata dari awal.

7. Mempersiapkan Paging Board, Baggage Tag dan Rangkaian Bunga Selamat Datang

Paging Board atau papan nama untuk dibawa guide ketika penjemputan ini sifatnya wajib. Berisi tentang nama wisatawan dan group wisatawan, jam kedatangan, maskapai dan nomer penerbangannya. Ada lagi misalnya baggae tag atau tanda untuk bagasi bisa dipersiapkan oleh travel agent. Rangkaian kalung bunga selamat datang juga bisa menjadi pemberian untuk diberikan kepada Ketua rombongan. Hal ini sebagai tanda penghormatan atas kedatangan pertama kalinya ke daerah tujuan wisata.

8. Membawa serta ID Card dan Memperkenalkan Diri

ID Card atau tanda pengenal juga bagian dari profesionalisme seorang crew wisata. Sehingga jangan lupa membawa ID card dan menggunakan seragam dari kantor travel agent. Bisa juga seorang guide menggunakan batik atau seragam dari Organisasi resmi Himpunan Pramuwisata Indonesia (HPI). Memperkenalkan diri juga harus dilakukan pertama kali ketika tamu sudah sampai dan bersalaman dengan crew yang bertugas.

Itu tadi kesemuanya ada 8 hal penting yang harus menjadi perhatian dalam penjemputan tamu wisata di bandara atau stasiun. Secara teknis kita bisa menawarkan apakah tamu membutuhkan bantuan porter untuk membawa serta bagasi dan barang-barangnya. Kita bisa mengarahkan tamu dan rombongan untuk menuju ke armada yang sudah siap untuk menjalankan wisata hari itu. Penjemputan ini adalah kesan pertama dari seorang tamu atas pelayanan travel agent. Sehingga ini juga penting sebagai komponen dalam paket wisata yang baik.