Di era milenial seperti saat ini, akan sangat mudah bagi kita untuk menemukan jasa Biro Perjalanan Wisata. Sebab kebanyakan Biro Travel bisa kita akses via online sehingga mempermudah transaksi dan negosiasi. Tidak seperti kebanyakan Travel Agent di satu dekade lalu dimana masih banyak travel yang operasinya hanya offline. Kemudahan seperti ini akan semakin membuat trend berwisata menjadi naik dibandingkan pada era-era sepuluh tahun silam. Biasanya dalam berkomunikasi dengan pihak travel, kita akan dibantu oleh customer serivice atau yang biasa disebut dengan CS. Peran mereka adalah untuk melayani pemesanan paket wisata, hotel voucher, tiket pesawat dan berbagai produk wisata lainnya. Ada juga fungsi bagian reservasi yang sekaligus berperan sebagai seorang Tour Planner.
Pengertian dan Definisi Tour Planner
Tour Planner adalah seseorang yang bertugas untuk menghitung, merencanakan dan menyiapakan paket wisata sesuai kebutuhan wisatawan. Mereka akan menghitung dan mengkoordinasikan keseluruhan kebutuhan dan fasilitas perjalanan wisata seperti hotel, resto, obyek, transportasi dan lainnya. Tour Planner ini juga berperan sebagai penasehat dan konsultan perjalanan bagi para pelanggan. Paket wisata yang sudah disusun akan dijual kepada wisatawan jika paket yang dimaksud adalah ready made tour. Jenis paket ini adalah paket reguler yang sudah tersedia dan pelanggan tinggal membeli serta menjalankannya. Sedangkan ada satu lagi jenis paket wisata lainnya yang dibuat sesuai permintaan pelanggan. Paket ini sering disebut dengan istilah Tailor Made Tour, atau paket custom yang dibuat berdasarkan permintaan calon pelanggan.
Mengingat betapa detailnya komponen-komponen dan unsur yang ada dalam sebuah paket wisata, seorang Tour Planner harus memiliki standar keahlian. Paling tidak, mereka adalah seorang yang sudah terdidik dan memiliki kompetensi di bidang pariwisata. Selain itu, pengetahuan lapangan juga penting bagi mereka sebab mereka akan menjadi penasehat dan pemberi arahan untuk calon wisatawan. Salah satu hasil dari sebuah perencanaan wisata adalah Tour Itinerary atau rangkaian acara perjalanan. Tour Itinerary inilah yang nantinya akan dipegang oleh Wisatawan maupun pemandu wisata untuk bertugas di lapangan.
Apa saja pemahaman dan pengetahuan standar yang sebaiknya dimiliki oleh seorang perencana perjalanan wisata pada Travel Agent?
1.Geography
Pengetahuan mengenai keadaan geographi suatu daerah tujuan wisata, kemampuan membaca peta. Selain itu juga diperlukan kemampuan dalam memperkirakan waktu tempuh dan jarak perjalanan sehingga muncul Tour Itinerary.
2. Survey Lokasi
Apabila seorang Tour Planner belum mengetahui lokasi daerah tujuan wisata secara akurat maka diperlukan sebuah aktifitas survey. Di sana mereka bisa melihat secara langsung keadaan sebuah destinasi wisata. Sebab, kondisi saat ini tentu berbeda dengan kondisi beberapa tahun lalu khususnya untuk jenis obyek wisata alam. Jika tidak, diperlukan searching dari sumber yang akurat dan terkini.
3. Point Of Interest
Seorang Perencana Perjalanan harus memahami titik yang paling menarik yang akan dikunjungi. Detail perjalanan nya dan juga hal-hal apa yang bisa menjadi daya tarik wisatawan selama menuju ke obyek wisata maupun di tempat wisata.
4. Merencanakan Budget Wisata
Seorang perencana perjalanan harus bisa menghitung anggaran dan harga paket wisata yang diinginkan konsumen. Mereka harus mampu memperhitungkan seluruh anggaran dan memperkirakan keuntungan untuk perusahaan atau travel agent.
5. Memahami Aturan Meals Yang Layak
Kebutuhan snack, makan siang dan makan malam harus bisa disesuaikan dengan wisatawan. Mencakup kapan waktu makan, dengan budget yang sesuai dan juga dimana lokasi makan yang tentu satu alur dengan perjalanan wisata.
6.Memahami Tour Needs
Kebutuhan perjalanan wisata yang dirasakan oleh wisatawan cukup banyak. Seperti halnya kebutuhan udara segar, toilet stopping atau berhenti untuk ke toilet dan juga kepenatan kaki dan tangan untuk digerakkan. Selain itu kejenuhan dalam perjalanan, sehingga rute satu dengan yang lainnya harus diatur sedemikian rupa dengan durasi waktu efektif.
7. Memahami Travelling Health
Adalah sebuah antisipasi di perjalanan yang dikelola sedemikian rupa. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi trauma perjalanan seperti mabuk karena terlalu lama di jalan tanpa istirahat. Ada hal lainnya seperti menahan buang air kecil dan juga keterlambatan dalam makan siang atau makan malam. Prediksi waktu harus dihitung sedemikian rupa agar tidaK terjadi kondisi buruk bagi wisatawan di perjalanan.
8. Negosiasi Dengan Baik
Yakni kemampuan seorang Tour Planner dalam mengkoordinasikan seluruh pemasok. Pemasok dalam hal ini adalah fasilitas dan jasa komponen wisata yang ada dalam sebuah paket wisata. Kemampuan dalam mendapatkan harga terbaik untuk Group Wisata, serta mendapatkan harga kerjasama / Contract Rate dari Hotel, Resto, transport, destinasi wisata dan lainnya.
9. Memahami Asuransi Wisata
Asuransi merupakan bagian dari hak pelanggan yang bisa didapatkan jika termasuk dalam fasilitas wisata. Asuransi kesehatan, asuransi perjalanan serta asuransi di obyek wisata.
10. Memahami Kebutuhan Jenis Wisata
Sebagai perencana perjalanan dan konsultan wisata yang baik, Tour Planner harus mampu memahami pelanggan. Kebutuhan satu dengan yang lainnya pasti sanat berbeda disesuaikan dengan tingkat ekonomi, usia dan juga jenis kelamin. Selera mereka terhadap menu masakan dan juga karakter khas calon wisatawan dikaitkan dengan budaya tempat mereka berasal. Sehingga fasilitas dan saran yang diberikan kepada calon wisatawan bisa tepat dan mengena sesuai dengan sasaran dan kebutuhan.
Itu tadi kesemuanya ada 10 standar yang wajib dimiliki oleh seorang perencana perjalanan wisata. Konsumen atau calon pelanggan pasti akan menghubungi dan berkonsultasi dengan staf reservasi di sebuah Biro Perjalanan Wisata. Hingga kemudian peran Tour Planner inilah yang akan mengarahkan, memilihkan, memberi saran, menghitung dan menyajikan sebuah paket wisata.
Contoh:
Contohnya adalah jika Jogjakarta dipilih sebagai daerah tujuan wisata, maka Tour Planner harus mengetahui untuk agenda apa perjalanan tersebut dan siapa calon wisatawannya. Jika pelanggan yang datang adalah keluarga tentu akan berbeda kebutuhan dan penanganannya antara wisata keluarga dan gathering. Akan ada paket wisata Family Jogja yang konsentrasinya mengunjungi destinasi wisata di Jogja yang cocok untuk keluarga.
Akan tetapi jika perusahaan yang menghubungii Travel Agent, maka kebutuhan nya biasanya adalah Family atau Corporate Gathering. Jogja Family Gathering ini akan berisi agenda keakraban internal perusahaan dengan destinasi wisata yang cenderung lebih seru dan berada di alam terbuka. Nah kemampuan memetakan kebutuhan calon wisatawan seperti inilah yang harus dimiliki oleh seorang konsultan perjalanan wisata. Dalam rangkaian perjalanan wisata, kadangkala dibutuhkan agenda Free Programme dimana wisatawan tidak terikat dengan agenda dari travel. Acara bebas atau program bebas ini biasanya dikondisikan di malam hari sehingga wisatawan bisa menghabiskan waktu untuk jalan santai, berbelanja atau hanya sekedar berada di hotel. Selamat memilih paket wisatamu dengan konsultan perjalanan dan travel yang kredibel.
