Menyiapkan perjalanan wisata rombongan, merupakan hal yang sangat detail dan juga komplek. Sebab selain jumlah peserta nya massive ata u banyak, paket wisata rombongan membuat kita mesti mempertimbangkan banyak hal. Selain adanya berbagai ide yang berbeda-beda, mengakomodir banyak orang pastinya akan memberikan pengalaman tersendiri. Bagi sebuah perusahaan, agenda wisata gathering biasanya dilaksanakan setidaknya satu tahun sekali. Sudah menjadi agenda yang rutin untuk diadakan oleh perusahaan sehingga budget wisata pun susdah dipersiapkan oleh perusahaan. Perusahaan pun nantinya akan menunjuk beberapa orang untuk menjadi penanggungjawab agenda gathering tersebut. Bagi panitia gathering, kegiatan semacam ini tentunya sudah dipersiapkan jauh- jauh hari sebelum momen berlangsung. Sehingga segala sesuatunya akan menjadi terlaksana dengan baik sesuai dengan target perusahaan.

Jogjakarta sering menjadi daerah target atau daerah tujuan untuk paket wisata gathering. Sehingga potensi wisata yang ada di Jogja bisa dimaksimalkan untuk digunakan dan dimanfaatkan oleh banyak perusahaan yang datang ke kota ini. Apa saja hal yang harus diperhatikan bagi panitia gathering agar pelaksanaan agenda tahunan ini lancar. Setidaknya ada 10 point yang bisa menjadi acuan dan perhatian untuk para panitia Gathering. Apa saja? Berikut ini detailnya

10 Tips Menjadi Panitia Gathering Agar Acara Brjalan Baik dan Lancar

1. Travel Agent Terpercaya

Memilih travel agent terbaik dan terpercaya harus dilakukan dengan sangat selektif. Sebab agenda gathering perusahaan harus dilaksanakan dengan sebaik mungkin. Travel agent yang sudah ditunjuk biasanya akan memberikan ide dan masukan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Menggunakan jasa Travel Agent dalam agenda gathering pastinya lebih menguntungkan dibanding mengelola sendiri. Sebab, energi yang dikeluarkan para panitia akan lebih efektif dengan mendapatkan partner semacam travel ini. Travel juga akan berperan sebagai EO atau Event Organizer yang mengakomodir teknis acara nanti.

2. Akomodasi Atau Hotel Area

Akomodasi atau hotel yang akan dipilih pastinya juga harus dipertimbangkan dengan matang. Jumlah kamar hotel yang dipesan harus disesuaikan dengan jumlah peserta yang ada. Apakah akan menggunakan twin room  atau triple room dan berapakah jumlah VIP room dengan kamar single room. Hal ini tentu harus menjadi perhatian di awal bagi panitia gathering. Jika agenda wisata berada di Jogja, maka pemilihan hotel baiknya ditentukan apakah harus berada di area Malioboro atau non Malioboro.

3. Booking Ticket Group

Memiliki jumlah peserta trip rombongan biasanya sangat direpotkan di awal-awal. Apalagi dalam urusan pemesanan tiket pesawat atau transportasi. Jika menggunakan pesawat kita bisa memilih harga group sesuai dengan maskapai penerbangan yang dipilih. Dan jika kereta yang nantinya dipakai, usahakan satu group mendapatkan satu gerbong kereta yang sama. PT KAI dapat membantu menyiapkan gerbong khusus untuk peserta rombongan dengan syarat tertentu yang berlaku. Asalkan booking tiket dilakukan jauh-jauh hari, maka kita pasti akan mendapat satu gerbong yang sama.

4. Restaurant Yang Sesuai

Pemilihan menu restauran pasti harus disesuaikan dengan selera sebagian besar peserta gathering. Wisatawan dari Jawa Barat pasti akan beda selera jika dibandingkan dengan wisatawan dari Sumatera. Pertimbangan restauran lainnya adalah mengenai lokasi dan tentu kapasitas restauran. Apakah kita membutuhkan banyak kamar mandi untuk bersih diri setelah kedatangan dari kereta di pagi hari.

5. Tema Agenda Gathering

Tema Gathering sebaiknya juga ditentukan sejak awal sehingga pemilihan obyek wisata akan disesuaikan. Apakah Paket Wisata Gathering Jogja yang ada nantinya bertema Outbound, bertema kekinian maupun tema lainnya yang tentu disepakati. Kebutuhan perusahaan berkait meeting juga bisa diikutsertakan dalam agenda gathering yang ada.

6. Jumlah Peserta Fix

Jumlah peserta wisata gathering ini akan dipastikan sbeberapa hari sebelum pelaksanaan wisata. Hal ini nantinya harus diinformasikan kepada pihak travel agent yang menghandle. Sebab fixaxi peserta yang jelas di awal, akan sangat mempengaruhi fasilitas yang nantinya akan digunakan. Jika ada peserta yang cancel mendadak, bisa sangat dipastikan bahwa tidak ada cashback yang diberikan kepada panitia. Sebab semua fasilitas sudah dipesan jauh-jauh hari oleh pihak travel agent.

7. Jadwal Kedatangan Dan Kepulangan Peserta Yang Berbeda

Nah, hal ini berlaku untuk paket wisata gathering Nasional yang terdiri dari peserta dari berbagai kota. Karena sifatnya adalah Gathering Nasional, maka akan ada jadwal penerbangan yang berbeda-beda untuk kedatangan dan kepulangan nya. Nanti, hal ini akan diakomodir oleh travel agent yang sudah ditunjuk sehingga panitia sudah terima beres. Peserta trip akan dibagi dalam beberapa jadwal penjemputan untuk nanti bisa diantarkan menuju program yang sudah ditentukan.

8. Ice Breaking Event

Dalam rangkaian agenda Gathering, agar tidak monoton dan menimbulkan kebosanan, ada beberapa alternatif yang mesti disiapkan. Pihak panitia bisa bekerjasama dengan Tour Guide yang menghandle, untuk memilihkan ice breaking. Bisa dengan pembagian doorprize, permainan dan agenda kejutan untuk peserta yang berulangtahun. Ide ini diserahkan kepada panitia gathering untuk kemudian dibantu pemandu wisata di lapangan untuk melaksanakan.

9. Dokumentasi dan Video Drone

Jangan lupa menyertakan dokumentasi paket wisata Gathering Jogja yang akan berjalan. Photographer wisata akan membantu mengarahkan dan mendokumentasikan momen seama liburan. Destinasi yang cocok untuk berfoto rombongan adalah Candi Prambanan, Candi Borobudur, Pantai Indrayanti, Tebing Breksi, Hutan Pinus Asri Mangunan dan lainnya. Sebab destinasi wisata Jogja yang luas memiliki daya tampung yang cukup untuk mengumpulkan peserta dalam photo moment group. Video Drone juga bisa direquestkan kepada travel agent agar disediakan untuk mendokumentasikan event tersebut.

10. Kostum Peserta Gathering

Jangan lupa kostum juga sangat penting untuk ditentukan di awal. Paket wisata Group yang menggunakan kostum yang sama akan terlihat lebih bagus dan serempak. Kostum ini  bisa dipilih warna baju yang sama ataupun T-Shirt yang bisa disediakan oleh panitia maupun travel agent. Ada beberapa perusahaan yang meminta pihak travel menyiapkan T-Shirt untuk peserta trip rombongan. Sehingga T-shirt tersebut juga sekaligus dipakai sebagai merchandise wisata.

Di atas tadi sudah diulas mengenai 10 hal yang menjadi perhatian bagi panitia gathering dalam agenda wisata nya. Sehingga dengan perencanaan yang  baik, diharapkan teknisnya juga akan berjalan dengan sangat baik. Paket Wisata Jogja yang dipilih untuk menjadi agenda tahunan yang  rutin bisa menjadi moment berkesan bagi seluruh jajaran perusahaan. Jika mengajak serta keluarga dalam agenda tersebut maka  Paket Wisata Family Gathering yang diambil. Tentunya mengajak serta anak-anak dalam agenda tersebut. Jika demikian maka nanti diperlukan beberapa penyesuaian berkait dengan destinasi wisata.Destinasi wisata Jogja yang ramah anak dan sekaligus bisa untuk Family Gathering salah satunya adalah De Mata Eye Trick Museum. Destinasi wisata ini terletak satu komplek dengan De Mata Eye Trick Museum, De Walik Museum dan Selfie Park Taman Pule. Kesemuanya sangat kondusif bahkan untuk anak-anak dalam Family Gathering Perusahaan.

Lengkapi juga seputar informasi company gathering, yaitu dengan mengetahui rekomendasi tempat gathering di jogja. Klik link tersebut ya.