Gathering menjadi suatu agenda yang banyak dipilih sebagai kegiatan dalam perusahaan, komunitas, bahkan keluarga. Pada kegiatan ini tentunya memiliki tujuan yang ingin di dapatkan oleh si para pelaksana. Setiap kelompok selalu memiliki tujuan yang berbeda-beda. Tujuan diadakannya gathering menjadi hal yang paling berpengaruh dalam pelaksanaannya khusunya pada pembawaan acara maupun isi dari gathering.
Banyak kota yang dijadikan destinasi dalam tujuan wisata gathering perusahaan. Salah satunya adalah Jogja. Jogjakarta yang terletak sangat strategis ini tepat di tengah pulau Jawa. Sehingga tak hanya wisatawan domestik saja yang senang berkunjung ke kota kecil ini. Sebagai daerah tujuan wisata gathering, Jogja memiliki seperangkat destinasi yang lengkap untuk dikunjungi dan juga dinikmati keberadaannya. Mulai dari sarana dan prasarana, destinasi yang lengkap, keramahan penduduk dan standart pelayanan sdm wisatanya. Kesemuanya menjadikan Jogjakarta selalu nyaman dan cocok untuk dikunjungi bagi tamu domestik maupun asing. Untuk mengadakan event gathering tentunya ada sederet persiapan yang harus dilakukan. Persiapan gathering apa saja yang harus dipersiapkan oleh seorang panitia? Mari kita cek…
Persiapan Gathering Perusahaan
Pelaksaaan gathering pastinya membutuhkan beberapa pihak untuk membuatnya. Terlebih lagi gathering tersebut adalah gathering besar yang diikuti oleh banyak peserta. Pihak tersebut bisa dibentuk dalam kepantiaan untuk mengatur dan mengkondisikan pelaksanaan agenda gathering. Dalam hal ini tentu dibutuhkan persiapan yang matang. Seperti kata pepatah bahwa persiapan yang matang adalah 50% keberhasilan.
Memilih salah satu destinasi wisata untuk dijadikan tempat gathering perusahaan adalah langkah pertama. Karena dengan memilih daerah tujuan, kita bisa menentukan beberapa hal dan langkah selanjutnya. Seperti halnya tema yang cocok dan sesuai untuk diadakan di kota wisata tersebut. Misalnya Jogja dipilih sebagai destinasi wisata gathering perusahaan. Maka paket yang dibeli adalah paket wisata Jogja yang dikondisikan untuk wisata dan kebersamaan keluarga. Dan langkah berikutnya yang bisa disusulkan adalah dengan membuat konsep atau tema khusus dalam agenda tersebut.
Hal-hal yang Perlu Dipersiapkan Pantia athering Utuk Perusahaan
Setelah menentukan wisata untuk dituju misalnya paket wisata Jogja, langakh selanjutnya adalah menentukan beberapa hal. Lalu apa saja yang harus dipersiapkan oleh panitia sebeleum event gathering?. Nah, artikel ini akan membahas mengenai hal tersebut.
1. Membuat Tema Dan Konsep
Lengkah awal untuk mempersiapkan event gathering adalah panitia harus membuat tema dan konsep yang diinginkan. Dalam tema, panitia bisa menentukannya sesuai latar belakang jenis dari gathering tersebut. Misalkan gathering tersebut diikuti oleh sekelompok dari perusahaan. Tema yang dibuat tentunya masih identik dengan perusahaan atau bahkan diluar dari itu namun tidak meninggalkan kesan perusahaan. Konsep juga menjadi persiapan penting dlam mengadakan sebuah event gathering. Panitia harus merancang konsep sesuai dengan pembahasan maupun kegiatan yang akan dilaksanakan saat event gathering. Pada tema dan konsep diterapkan dengan pembuatan dekorasi pada venue gathering, menu catering, souvenir, dan paling penting adalah kostum yang akan digunakan. Semua itu akan membentuk suatu tema dan konsep pada event gathering.Tema budaya Jawa dan Nusantara bisa dijadikan konsep yang diusung dalam rencana gathering perusahaan.
2. Menentukan Waktu Tanggal Pelaksanaan
Panitia Event Gathering harus menentukan tanggal yang tepat dalam pelaksanaanya. Pada saat menentukan tanggal, panitia harus mengetahui bahwa tanggal tersebut bisa diikuti oleh semua peserta. Memastikannya juga harus dilakukan, terkait tanggal yang tidak bersandingan dengan agenda lainnya. Jika sudah menetukan tanggal, tidak lupa menentapkan waktu cadangan untuk menghindari sesuatu hal yang terjadi pada tanggal maupun waktu yang telah ditentukan pada awal perencanaan.
3. Menyiapkan Database
Dalam sebuah event yang melibatkan banyak peserta, maka pengumpulan data menjadi hal yang penting. Adapun beberapa data yang perlu dipersiapkan adalah sebagai berikut:
- Data peserta wisata
Pendataan peserta wajib dilakukan karena hal ini akan menjadi dasar booking hotel dan penyediaan armada wisata.
- Data plotting hotel dan bus
Plotting hotel diperlukan untuk mengatur penempatan kamar bagi peserta wisata. Mengklasifikasikan antara laki-laki dan perempuan.
- Data kedatangan dan kepulangan
Data kedatangan dan kepulangan peserta menjadi sangat penting. Hal ini daikarenakan data tersebut akan digunakan oleh travel agent untuk menyediakan armada dan driver yang kan melakukan penjemputan atau pengandaran, baik bandara maupun stasiun.
4. Menyusun Rundown Kegiatan
Rundown menjadi hal penting yang harus dibuat oleh panita. Fungsi rundown ini adalah untuk mengatur jalannya acara yang sisitematis. Setelah menentukan kegiatan apa saja yang akan dilakukan pada gathering, panitia bisa menysusun kegiatan dengan menggunakan durasi waktu . Tentunya dalam penyusunanan ini acara akan lebih teratur dan tersusun. Pada rundwon diisi dengan kegiatan inti, kegiatan tambahan, sambutan-sambutan, dinner/lunch, dsb. Paket wisata Gathering Jogja dibuat itinerary yang pas karena membawa serta banyak peserta. Sehingga tidak boleh terlalu padat dan banyak destinasi yang dikunjungi dalam satu hari.
5. Menentukan Venue atau Tempat Acara
Melaksanakan event gathering tanpa venue semua tidak akan bisa berjalan. Panita bisa menentukan tempat yang akan digunakan sebagai pelaksanaan event gathering. Tempat maupun venue yang dipilih harus memenuhi kapasitas yang cukup untuk para peserta. Selain kapasitas, adanya fasilitas yang memadai menjadi faktor penting dalam pelaksanaan event gathering. Dalam menentukan venue untuk event gathering, panita harus bisa melihat lokasinya. Lokasi yang strategis akan sangat mendukung untuk peserta yang datang pada gathering. Hal tersebut dapat memudahkan peserta untuk mengatur perjalanan mereka dengan baik tanpa harus memakan banyak waktu dalam perjalanan menuju tempat khusuunya bagi gathering yang dilaksanakan dalam kota. Dalam paket wisata Jogja, tidak sedikit yang memilih ballroom hotel sebagai tempat acara puncak gathering.
6. Mempersiapkan Properti Dan Peralatan Teknis
Pada event gathering peralatan teknis maupun properti sangat dibutuhkan untuk mendukung jalannya kegiatan. Panitia harus mempersiapkan itu semua dengan matang. Properti bisa disesuaikan dengan tema maupun konsep gathering,. Peralatan teknis tentu menjadi hal pokok untuk menghidupkan suasana event gathering. Pada peralatan Teknis yaitu seperti microphone, speaker, lcd jika diperlukan, lebih tepatnya lebih kepada backsound. Tak lupa untuk memastikan dan memeriksa kembali mengenai fungsi dan kelengkapannya.
7. Membuat Plan Cadangan
Membuat Plan cadangan harus dipersiapakan oleh panitia. Membuat plan bertujuan untuk menghindari sesuatu hal yang tidak diingin pada plan utama. Dalam Planning ini, panitia juga harus merancang dengan maksimal. Misalkan gathering memiliki konsep kesenian dengan kegiatan utama adalah menampilkan pentas seni. Namun ternyata ada kesalahan teknis yang terjadi, sehingga menggangu berjalannya pentas seni. Dengan membuat plan seperti menampilkan perfoma lain yaitu diisi dengan motivasi-motivasi dapat mengkondisikan event gathering yang berlangsung.
8. Memilih dan Menggandeng Tour Organizer / Event organizer
Bagi yang menyelenggarakan event di luar kota, tentu kita membutuhkan orang-orang teknis yang paham akan daerahnya. Termasuk juga sebuah event. Hadirnya EO menjadi sangat penting, mengingat semua tidak dapat dipersiapkan sendiri. Jadi, gandenglah sebuah Event organizer untuk turut serta membantu terselenggaranya acara. Agar lebih ringan dan berjalan lebih baik. Pastikan memilih Tour Organizer yang berkompeten dan berpengalaman.
Itulah beberapa hal persiapan gathering yang bersifat wajib dipenuhi sebelum event berlangsung. Event gathering tidak akan bisa terlaksana tanpa adanya persiapan itu semua. Mempersiapkan perencanaan yang matang akan membuat gathering bisa berjalan dengan semestinya. Tak lupa untuk selalu melihat detail dari persiapan yang telah dibuat demi menciptakan event gathering yang berkesan bagi semua peserta. Ingin paket wisata Jogja untuk gathering kantor? Bisa komunikasikan dengan kami Jogjakartour.com.
